Regelungen über die Anerkennung von Bewirtungsausgaben | Umweltbundesamt

Im Rahmen von Veranstaltungen, die bei Projekten der Verbändeförderung durchgeführt werden, können aus besonderem Anlass auch Ausgaben für die Bewirtung mit Getränken und Speisen abgerechnet werden. Voraussetzung für die Anerkennung der Zuwendungsfähigkeit ist, dass die Bewirtung zur sachgerechten Durchführung der Veranstaltung notwendig ist und in direktem Zusammenhang mit der Veranstaltung steht.
Bewirtungsleistungen sind im Finanzierungsplan den „Vergaben von Aufträgen“ (Position 0835) zuzuordnen und zu begründen.
Als angemessen werden erachtet:

• Speisen und alkoholfreie Getränke* je Sitzungstag und Person: bis zu 40,00 Euro/brutto oder
• alkoholfreie Getränke* je Sitzungstag und Person: bis zu 10,00 Euro/brutto (bei halbtägigen Sitzungen bis zu 5,00 Euro/brutto)

*Beachten Sie, dass bei Veranstaltungen ausschließlich Leitungswasser in Glaskaraffen zur Verfügung gestellt wird. Flaschenwasser ist demnach nicht förderfähig.

Die Betragsobergrenzen sind Höchstsätze für den Regelfall. Sofern die tatsächlichen Ausgaben die Obergrenze überschreiten, ist die Unvermeidbarkeit des Mehrbedarfes vor Erteilung der Auftragsvergabe gegenüber dem Zuwendungsgeber darzulegen und nachzuweisen.

Es wird empfohlen, beim Einholen von Angeboten und bei Ausschreibungen für Catering darauf zu achten, dass:

• keine von Fleisch, Fisch oder aus Fleisch oder Fisch hergestellten Produkte verwendet,
• bei vegetarischen Speisen aus saisonalem und ökologischem Anbau eingesetzt,
• Produkte mit Bio-Zertifizierung verwendet,
• die Fair-Trade-Zertifizierungen, zum Beispiel bei Kaffee, Tee oder Säften beachtet,
• zertifizierte Cateringunternehmen ausgewählt,
• Mehrweggeschirr verwendet und
• Lebensmittelabfälle vermieden werden.

Bewirtungsausgaben sind durch signierte Teilnehmerlisten zu belegen. Hieraus muss Anlass, Funktion und Anzahl der Teilnehmer/innen erkennbar sein. Es können nur belegmäßig nachgewiesene Ausgaben für Bewirtungen als zuwendungsfähig anerkannt und erstattet werden.

Der Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit ist zu beachten.